Klokkenluidersregeling Koninklijke Talens B.V.
Deze klokkenluidersregeling is onze procedure voor het melden van een (vermoedelijke) integriteitsschending, een onregelmatigheid of een misstand die zodanig ernstig is dat die valt buiten de reguliere werkprocessen en dat die de verantwoordelijkheid van de leidinggevende overstijgt.
Artikel 1.1 Begripsbepalingen
In deze regeling wordt verstaan onder:
- Werknemer: degene die krachtens arbeidsovereenkomst naar burgerlijk recht of publiekrechtelijke aanstelling arbeid verricht of heeft verricht dan wel degene die anders dan uit dienstbetrekking arbeid verricht of heeft verricht voor Koninklijke Talens B.V. zoals bedoeld in artikel 1, onderdeel h, van de Wet Huis voor klokkenluiders
- Werkgever: Directie (of bevoegd gezag) die handelen zoals bedoeld in artikel 1, onderdeel g, van de Wet Huis voor klokkenluiders.
- vermoeden van een integriteitschending of onregelmatigheid *:
a. een op redelijke gronden gebaseerd vermoeden van een onvolkomenheid of ongerechtigheid van algemene, operationele en/of financiële aard die plaatsvindt onder verantwoordelijkheid van de onderneming. Het betreft onregelmatigheden die zodanig ernstig zijn dat die vallen buiten de reguliere werkprocessen en de verantwoordelijkheid van de (direct) leidinggevende overstijgen.
b. een handeling die in strijd is met het Integriteitsplan en integriteitsbeleid van Koninklijke Talens B.V.;
- Vermoeden van een misstand *: het vermoeden van een werknemer, dat binnen Koninklijke Talens B.V. waarin werknemer werkt of bij een andere organisatie indien werknemer door zijn werkzaamheden met die organisatie in aanraking is gekomen, sprake is van een misstand voor zover:
a. Het vermoeden gebaseerd is op redelijke gronden, die voortvloeien uit de kennis die de werknemer heeft gekregen door zijn werkzaamheden bij een ander bedrijf of een andere organisatie, en
b. Het maatschappelijk belang in het geding is bij:
1°. de (dreigende) schending van een wettelijk voorschrift, waaronder een (dreigend) strafbaar feit,
2°. een (dreigend) gevaar voor de volksgezondheid,
3°. een (dreigend) gevaar voor de veiligheid van personen,
4°. een (dreigend) gevaar voor de aantasting van het milieu,
5°. een (dreigend) gevaar voor het goed functioneren van de organisatie als gevolg van een onbehoorlijke wijze van handelen of nalaten;
- Adviseur: een persoon die door de functie een geheimhoudingsplicht heeft en die door een werknemer in vertrouwen wordt geraadpleegd over een vermoeden van een misstand;
- Vertrouwenspersoon: de persoon die is aangewezen om als Vertrouwenspersoon voor Koninklijke Talens B.V. te fungeren;
- Afdeling advies van het Huis voor klokkenluiders: de afdeling advies van het Huis voor klokkenluiders, bedoeld in artikel 3a, tweede lid, van de Wet Huis voor klokkenluiders:
- Afdeling onderzoek van het Huis voor klokkenluiders: de afdeling onderzoek van het Huis voor klokkenluiders, bedoeld in artikel 3a, derde lid, van de Wet Huis voor klokkenluiders.
- Melding: de melding van een vermoeden van een misstand op grond van deze regeling;
- Melder: de werknemer die een vermoeden van een misstand heeft gemeld op grond van deze regeling;
- Klokkenluider: de werknemer die na een interne behandeling van een melding deze afhandeling onvoldoende acht, zoals bedoeld in artikel 15 van deze regeling.
- Onderzoekers: de persoon of personen aan wie de directeur het onderzoek naar de misstand opdraagt;
- Externe instantie: de instantie die naar het redelijk oordeel van de melder het meest in aanmerking komt om de externe melding van het vermoeden van een misstand te onderzoeken.
* Voor de leesbaarheid wordt in de navolgende tekst het begrip ‘misstand’ gebruikt. Waar het begrip ‘misstand’ staat, wordt ook bedoeld de begrippen ‘onregelmatigheid’ en ‘integriteitsschending’.
Artikel 1.2 Uitsluiting
Deze regeling is niet bestemd voor:
a. het melden van persoonlijke klachten van medewerkers over aangelegenheden in verband met de arbeid die de individuele werknemers betreffen;
b. het melden van gewetensbezwaren in verband met het verrichten van normale ondernemingsactiviteiten;
c. het uiten van kritiek op door de werkgever gemaakte beleidskeuzes;
d. het melden van klachten over bejegening, discriminatie en andere klachten die vallen onder de Regeling klachten ongewenst gedrag van Koninklijke Talens B.V.;
e. elke melding waar een andere regeling in voorziet.
Artikel 2. Informatie, advies en ondersteuning voor de werknemer
Een werknemer kan bij een vermoeden van een onregelmatigheid, integriteitsschending of misstand:
a. Een adviseur in vertrouwen raadplegen;
b. De Vertrouwenspersoon als adviseur in vertrouwen raadplegen;
c. De afdeling advies van het Huis voor Klokkenluiders in vertrouwen raadplegen.
Artikel 3. Interne melding
1. Een werknemer met een vermoeden van een misstand binnen de organisatie van de werkgever kan daarvan melding doen:
a. Bij iedere leidinggevende die binnen de organisatie hiërarchisch een hogere positie bekleedt dan werknemer;
b. Bij de Vertrouwenspersoon.
2. De leidinggevende of Vertrouwenspersoon stuurt de melding, in overleg met de werknemer, door naar de directeur of naar het Bestuur als de werknemer een vermoeden heeft dat de directeur bij de vermoede misstand betrokken is.
3. Een werknemer van een andere organisatie die door de werkzaamheden met de organisatie van de werkgever in aanraking is gekomen, en een vermoeden heeft van een misstand binnen de organisatie van de werkgever kan ook een interne melding doen.
4. Als de werknemer een vermoeden heeft dat de directeur bij de vermoede misstand betrokken is, moet in deze regeling voor “directeur” “het Bestuur” worden gelezen.
5. De melder kan direct een externe melding doen van een vermoeden van een misstand op grond van artikel 15 als het eerst doen van een interne melding in redelijkheid niet van de melder kan worden gevraagd.
Artikel 4. Taken van de Vertrouwenspersoon
1. Op aanwijzing van de Directie van Koninklijke Talens B.V. en na advies van de Ondernemingsraad kan een Vertrouwenspersoon Integriteit worden benoemd die de melding van een misstand in ontvangst neemt. De Vertrouwenspersoon Integriteit kan optreden als procesbewaker bij de meldingsprocedure.
2. De Vertrouwenspersoon Integriteit begeleidt en ondersteunt de melder tijdens het proces en functioneert voor medewerkers als sparringpartner bij integriteitsvragen.
3. De Vertrouwenspersoon Integriteit kan het bevoegd gezag gevraagd en ongevraagd adviseren ten aanzien van het integriteitsbeleid en het doorvoeren ervan in de organisatie;
4. De Vertrouwenspersoon Integriteit functioneert met gezag, geloofwaardigheid en is in die hoedanigheid onafhankelijk van (de leiding van) de onderneming.
Artikel 5. Bescherming van de melder tegen benadeling
1. De werknemer die te goeder trouw en naar behoren een vermoeden van een misstand meldt, zal in verband daarmee geen nadelige gevolgen voor de rechtspositie van de werknemer ondervinden tijdens en na de behandeling van deze melding bij de werkgever, een andere organisatie of een externe instantie.
2. Onder nadelige gevolgen wordt in ieder geval verstaan het nemen van een benadelende maatregel, zoals:
a. Het tussentijds beëindigen of het niet verlengen van een aanstelling voor bepaalde tijd;
b. Het niet omzetten van een aanstelling voor bepaalde tijd in een aanstelling voor onbepaalde tijd;
c. Het verlenen van ontslag, anders dan op eigen verzoek;
d. Het treffen van een disciplinaire maatregel;
e. De opgelegde benoeming in een andere functie;
f. Het onthouden van salarisverhoging, incidentele beloning of toekenning van vergoedingen;
g. Het onthouden van promotiekansen;
h. Het afwijzen van een verlofaanvraag.
3. De werkgever zorgt ervoor dat de melder ook niet op andere wijze bij het werk nadelige gevolgen ondervindt van de melding.
4. Als de werkgever na het doen van een melding een benadelende maatregel neemt, motiveert de werkgever waarom werknemer deze maatregel nodig acht en dat deze maatregel geen verband houdt met het te goeder trouw en naar behoren melden van een vermoeden van een misstand.
5. De werkgever spreekt werknemers die zich schuldig maken aan benadeling van de melder
daarop aan en kan hen een waarschuwing of een disciplinaire maatregel opleggen.
Artikel 6. Het tegengaan van benadeling van de melder
1. De Vertrouwenspersoon bespreekt samen met de melder welke risico’s op benadeling aanwezig zijn, op welke wijze die risico’s kunnen worden verminderd en wat de werknemer kan doen als werknemer van mening is dat sprake is van benadeling.
2. Als de melder vindt dat er daadwerkelijk sprake is van benadeling, kan werknemer dat bespreken met de Vertrouwenspersoon. De Vertrouwenspersoon en de melder bespreken welke maatregelen genomen kunnen worden om benadeling tegen te gaan. De Vertrouwenspersoon maakt een verslag van deze bespreking en stuurt dit na goedkeuring door de melder naar de directeur.
3. De directeur zorgt ervoor dat maatregelen die nodig zijn om benadeling tegen te gaan worden genomen.
Artikel 7. Bescherming van betrokkenen tegen benadeling
De werkgever zal:
a. De adviseur in dienst van de werkgever niet benadelen vanwege het fungeren als adviseur van de melder;
b. De Vertrouwenspersoon niet benadelen vanwege het uitoefenen van de in deze regeling beschreven taken;
c. De onderzoekers die in dienst zijn van de werkgever niet benadelen vanwege het uitoefenen van de in deze regeling beschreven taken;
d. Een werknemer die wordt gehoord door, documenten verstrekt aan of anderszins medewerking verleent aan de onderzoekers niet benadelen in verband met het te goeder trouw afleggen van een verklaring.
Artikel 8. Intern en extern onderzoek naar benadeling van de melder
1. De melder die meent dat sprake is van benadeling in verband met het doen van een melding van een vermoeden van een misstand, kan de directeur verzoeken om onderzoek te doen naar de wijze waarop er binnen de organisatie met de melder wordt omgegaan.
2. Ook de personen bedoeld in artikel 6 kunnen de directeur verzoeken om onderzoek te doen naar de wijze waarop er binnen de organisatie met hen wordt omgegaan.
3. De melder kan ook de afdeling onderzoek van het Huis voor klokkenluiders verzoeken om een onderzoek in te stellen naar de wijze waarop de werkgever zich jegens de melder heeft gedragen in verband met het doen van een melding van een vermoeden van een misstand.
Artikel 9. Vertrouwelijke omgang met de melding en de identiteit van de melder
1. De werkgever zorgt ervoor dat de informatie over de melding zodanig wordt bewaard dat deze fysiek en digitaal alleen toegankelijk is voor de personen die bij de behandeling van de melding betrokken zijn.
2. De personen die bij de behandeling van een melding betrokken zijn maken de identiteit van de melder niet bekend zonder uitdrukkelijke schriftelijke toestemming van de melder en gaan vertrouwelijk om met de informatie over de melding.
3. Als het vermoeden van een misstand is gemeld via de Vertrouwenspersoon en de melder geen toestemming heeft gegeven de identiteit van de melder bekend te maken, wordt alle correspondentie over de melding verstuurd aan de Vertrouwenspersoon. De Vertrouwenspersoon stuurt dit onverwijld door aan de melder.
4. De personen die bij de behandeling van een melding betrokken zijn maken de identiteit van de adviseur niet bekend zonder uitdrukkelijke schriftelijke toestemming van de melder en de adviseur.
Artikel 10. Vastlegging, doorsturen en ontvangstbevestiging van de interne melding
1. De leidinggevende of de Vertrouwenspersoon die de melding ontvangt, stuurt de melding met instemming van de melder door aan de directeur.
2. Een mondelinge melding of mondelinge toelichting wordt schriftelijk vastgelegd en ter goedkeuring voorgelegd aan de melder.
3. De directeur stuurt de melder onverwijld een ontvangstbevestiging van de melding.
4. De ontvangstbevestiging bevat minimaal een zakelijke beschrijving van de melding, de datum waarop deze is ontvangen en een afschrift van de melding.
Artikel 11. Behandeling van de interne melding door de werkgever
1. De directeur stelt onverwijld een onderzoek in naar het gemelde vermoeden van een misstand, tenzij:
a. Het vermoeden niet gebaseerd is op redelijke gronden, of
b. Op voorhand duidelijk is dat het gemelde geen betrekking heeft op een vermoeden van een misstand.
2. Als de directeur besluit geen onderzoek in te stellen, informeert de directeur de melder schriftelijk binnen twee weken na de interne melding. Daarbij wordt aangegeven waarom geen onderzoek wordt ingesteld.
3. De directeur beoordeelt of een externe instantie van de interne melding van een vermoeden misstand op de hoogte moet worden gebracht. Indien de directeur een externe instantie op de hoogte stelt, stuurt de directeur de melder hiervan een afschrift tenzij het onderzoeksbelang of het handhavingsbelang daardoor kunnen worden geschaad.
4. De directeur draagt het onderzoek op aan onderzoekers die onafhankelijk en onpartijdig zijn.
5. Als de directeur een externe instantie op de hoogte gesteld heeft van de interne melding, kan de directeur voor het onderzoek aansluiten bij het onderzoek dat deze externe instantie (mogelijk) laat verrichten.
6. De directeur informeert de melder onverwijld en schriftelijk dat een onderzoek is ingesteld en door wie het onderzoek wordt uitgevoerd.
7. De directeur informeert de personen op wie de melding betrekking heeft over de melding, tenzij het onderzoeksbelang of het handhavingsbelang daardoor kunnen worden geschaad.
Artikel 12. De uitvoering van het interne onderzoek
1. De onderzoekers stellen de melder in de gelegenheid te worden gehoord. De onderzoekers zorgen voor een verslag, en leggen dit verslag ter goedkeuring en ondertekening voor aan de melder. De melder ontvangt het vastgestelde verslag.
2. De onderzoekers kunnen ook anderen horen. De onderzoekers zorgen voor een verslag, en leggen dit verslag ter goedkeuring voor aan de persoon die gehoord is. De persoon die gehoord is ontvangt het vastgestelde verslag.
3. De onderzoekers kunnen binnen de organisatie van de werkgever alle documenten inzien en opvragen die de onderzoekers voor het doen van het onderzoek redelijkerwijs nodig achten.
4. Werknemers mogen de onderzoekers alle documenten verstrekken waarvan werknemers het redelijkerwijs nodig achten dat de onderzoekers daar in het kader van het onderzoek kennis van nemen.
5. De onderzoekers stellen een concept onderzoeksrapport op en stellen de melder in de gelegenheid daar opmerkingen bij te maken, tenzij hiertegen ernstige bezwaren bestaan. De melder is tot geheimhouding van het conceptrapport verplicht.
6. De onderzoekers stellen vervolgens het onderzoeksrapport vast. De onderzoekers sturen de melder hiervan een afschrift, tenzij hiertegen ernstige bezwaren bestaan.
Artikel 13. Standpunt van de werkgever
1. De werkgever informeert de melder binnen acht weken na de melding schriftelijk over het standpunt met betrekking tot het gemelde vermoeden van een misstand en tot welke stappen de melding heeft geleid.
2. Als duidelijk is dat het standpunt niet binnen acht weken kan worden gegeven, dan informeert de werkgever de melder daar schriftelijk over. Daarbij wordt aangegeven binnen welke termijn de melder het standpunt tegemoet kan zien. Als de totale termijn daardoor meer dan twaalf weken is, wordt dit gemotiveerd.
3. Na afronding van het onderzoek beoordeelt de werkgever of een externe instantie van de interne melding, van het onderzoeksrapport en/of van het standpunt van de werkgever op de hoogte moet worden gebracht. Als de werkgever een externe instantie op de hoogte stelt, stuurt werknemer de melder hiervan een afschrift, tenzij het onderzoeksbelang of het handhavingsbelang daardoor kunnen worden geschaad.
4. De personen op wie de melding betrekking heeft, worden op dezelfde manier geïnformeerd als de melder, tenzij het onderzoeksbelang of het handhavingsbelang daardoor kunnen worden geschaad.
Artikel 14. Hoor en wederhoor ten aanzien van onderzoeksrapport en standpunt werkgever
1. De werkgever stelt de melder in de gelegenheid op het onderzoeksrapport en het standpunt van de werkgever te reageren.
2. Als de melder in de reactie op het onderzoeksrapport of het standpunt van de werkgever onderbouwd aangeeft dat het vermoeden van een misstand niet daadwerkelijk of niet deugdelijk is onderzocht of dat in het onderzoeksrapport of het standpunt van de werkgever sprake is van wezenlijke onjuistheden, reageert de werkgever hierop en stelt werkgever zo nodig een nieuw of aanvullend onderzoek in. Op dit nieuwe of aanvullende onderzoek gelden dezelfde regels als voor het eerste onderzoek.
3. Als de werkgever een externe instantie op de hoogte brengt of heeft gebracht, stuurt werkgever ook de hiervoor bedoelde reactie van de melder op het onderzoeksrapport en het standpunt van de werkgever aan die externe instantie toe. De melder ontvangt hiervan een kopie.
Artikel 15. Externe melding
1. Een werknemer kan een vermoeden van een misstand extern melden bij de afdeling onderzoek van het Huis voor klokkenluiders of een andere daartoe bevoegde instantie, indien werknemer:
a. Het niet eens is met het standpunt van werkgever of van oordeel is dat het vermoeden ten onrechte terzijde is gelegd;
b. Niet tijdig een standpunt heeft ontvangen over zijn interne melding.
2. De werknemer kan direct een externe melding doen van een vermoeden van een misstand als het eerst doen van een interne melding in redelijkheid niet van hem kan worden gevraagd. Dat is in ieder geval aan de orde als dit uit enig wettelijk voorschrift voortvloeit of sprake is van:
a. Acuut gevaar, waarbij een zwaarwegend en spoedeisend maatschappelijk belang onmiddellijke externe melding noodzakelijk maakt;
b. Een vermoeden dat de werkgever bij de vermoede misstand betrokken is;
c. Een situatie waarin de melder in redelijkheid kan vrezen voor tegenmaatregelen in verband met het doen van een interne melding;
d. Een duidelijk aanwijsbare dreiging van verduistering of vernietiging van bewijsmateriaal;
e. Een eerdere melding overeenkomstig de procedure van dezelfde misstand of onregelmatigheid, die de misstand niet heeft weggenomen;
f. Een plicht tot directe externe melding.
3. In paragraaf 4 van de Wet voor Huis voor Klokkenluiders is de onderzoeksprocedure neergelegd voor het onderzoeken van een vermoeden van een misstand door de afdeling onderzoek.
Artikel 16. Rapportage en evaluatie
1. De directeur stelt jaarlijks een rapportage op over de uitvoering van deze regeling. Deze rapportage bevat in ieder geval:
a. Informatie over het aantal meldingen en een indicatie van de aard van de meldingen, de uitkomsten van de onderzoeken en de standpunten van de werkgever;
b. Algemene informatie over eventuele ervaringen met het tegengaan van benadeling van de melder;
c. Informatie over het aantal verzoeken om onderzoek naar benadeling in verband met het doen van een melding van een vermoeden van een misstanden een indicatie van de uitkomsten van der onderzoeken en de standpunten van de werkgever.
2. De directeur stuurt de rapportage ter bespreking aan de ondernemingsraad.